Governance | 102-24

Nominating and selecting the highest governance body

Dem Aufsichtsrat der Symrise AG gehören gemäß Satzung zwölf Mitglieder an, von denen jeweils sechs von den Anteilseignern und den Arbeitnehmern gewählt werden. Die Amtsperioden sind identisch. Entsprechend den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) werden die Vertreter der Anteilseigner von der Hauptversammlung einzeln gewählt.

Die Amtszeit sämtlicher Mitglieder des Aufsichtsrats endete mit Ablauf der Hauptversammlung am 11. Mai 2016. Die Aktionäre haben daher die sechs Vertreter der Anteilseigner im Aufsichtsrat am 11. Mai 2016 in der Hauptversammlung turnusmäßig neu gewählt. Die Wahlen wurden im Wege der Einzelabstimmung durchgeführt. Die sechs Vertreter der Arbeitnehmer wurden von den deutschen Belegschaften am 24. Februar 2016 nach dem hierfür gesetzlich vorgesehenen Wahlverfahren gewählt.

Der Aufsichtsrat hat zur effizienten Wahrnehmung seiner Aufgaben insgesamt vier Ausschüsse eingerichtet, u.a. einen Nominierungsausschuss. Der Nominierungsausschuss wird gemäß dem DCGK ausschließlich von Vertretern der Anteilseigner im Aufsichtsrat gebildet. Er hat die Aufgabe, bei anstehenden Neuwahlen zum Aufsichtsrat geeignete Kandidaten für die Anteilseignervertreter zur Wahl durch die Hauptversammlung vorzuschlagen. Dem Nominierungsausschuss gehören derzeit die drei Mitglieder Herr Dr. Thomas Rabe (Vorsitzender), Herr Horst-Otto Gerberding und Frau Prof. Dr. Andrea Pfeifer an.

Der Aufsichtsrat soll für seine Zusammensetzung gemäß Ziffer 5.4.1 Absatz 2 Satz 1 des DCGK in der aktuellen Fassung vom 5. Mai 2015 konkrete Ziele benennen, die unter Beachtung der unternehmensspezifischen Situation unter anderem (i) die internationale Tätigkeit des Unternehmens, (ii) potenzielle Interessenkonflikte, (iii) die Anzahl der unabhängigen Aufsichtsratsmitglieder, (iv) eine festzulegende Altersgrenze für Aufsichtsratsmitglieder, (v) eine festzulegende Regelobergrenze für die Dauer der Mitgliedschaft im Aufsichtsrat und (vi) Vielfalt (Diversity) berücksichtigen.

Im Hinblick auf seine zukünftige Zusammensetzung strebt der Aufsichtsrat durch die Unterstützung entsprechender Wahlvorschläge an, dass im Regelfall ein Frauenanteil von 30 % nicht unterschritten wird. Das „Gesetz für die gleichberechtigte Teilhabe von Frauen und Männern an Führungspositionen", wie vom Deutschen Bundestag am 6. Februar 2015 und vom Bundesrat am 27. März 2015 verabschiedet, ist im Jahr 2016 umgesetzt worden. Auch in Zukunft sollen im Regelfall wenigstens sieben unabhängige Mitglieder im Aufsichtsrat vertreten sein. Des Weiteren wird angestrebt, dass auch der Anteil an Mitgliedern im Aufsichtsrat, die das Kriterium „Internationalität“ verkörpern, einen Anteil von einem Drittel nicht unterschreiten soll. Die Amtszeit eines Aufsichtsratsmitglieds endet in jedem Fall mit Ablauf der ordentlichen Hauptversammlung, die auf die Vollendung des 70. Lebensjahres folgt. Die Regelobergrenze für die Dauer der Mitgliedschaft im Aufsichtsrat beträgt vier Wahlperioden. Alle diese Ziele sind derzeit erfüllt. Auch bei zukünftigen Wahlvorschlägen wird zu beachten sein, dass die vom Aufsichtsrat festgelegten Ziele weiterhin erfüllt bleiben.

Gemäß § 100 AktG müssen die Mitglieder des Aufsichtsrats in ihrer Gesamtheit mit dem/der Sektor/Branche, in dem/der die Gesellschaft tätig ist, vertraut sein.